証明書類フォルダの設定・変更方法

💡 証明書類とは

証明書類とは、在留申請の際に申請書に添付する書類で、学生から回収する必要があります。SpeedVisaではアップロードフォルダを作成し、学生から確実に書類を回収できます。

また、標準的な提出書類のリストを事前に設定しておくことができます。リストの設定については、必須書類登録リストを設定するの記事をご覧ください。

１．証明書類の設定画面を開く

申請管理画面から該当する学生の氏名を選択し、申請詳細画面を表示します。
左サイドバーの［証明書類］をクリックします。
画面右上の［必要書類の設定］をクリックします。

２．提出してもらう書類を選ぶ

「証明書類の編集」が開きます。書類は基本情報／学歴証明／語学力証明／経費支弁証明の4つのグループに分かれています。

提出を依頼したい書類のチェックボックスにチェックを入れます。
右側のプルダウンで、その書類を「全員必須」にするか「該当者のみ」にするかを選びます。
すべて選び終えたら［更新］をクリックします。

「全員必須」と「該当者のみ」の違い

区分	使いどころ
全員必須	パスポートや卒業証明書のように、すべての学生から回収する書類
該当者のみ	奨学金証明書や資格外活動の収入証明のように、当てはまる学生だけが提出する書類

３．リストにない書類を追加する

必要な書類がリストにない場合は、グループの下にある［＋書類を追加］から追加できます。

書類名を入力します。
必要に応じて書類説明を入力します。ここに書いた内容は学生の提出画面に表示されます。何を、どの形式で提出するかを書いておくと、学生が迷いません。
［追加］をクリックすると、グループの中にその書類が並びます。
最後に［更新］をクリックして保存します。

追加した書類は、あとから内容を変更できます。［必要書類の設定］を開き、その書類の行にある鉛筆アイコンをクリックすると、書類名と書類説明の入力欄が開きます。

💡 自由入力で作成した書類は多言語表示の対象外です。そのため、学生がわかりやすいような表記（例：英語表記、日英並列表記など）で入力することをお勧めします。

４．確認する

設定が保存されると、証明書類セクションの一覧が「提出必須（全員）」と「該当者のみ提出必須」の2つに分かれて表示されます。

内容が正しいか確認しましょう。
追加や削除が必要な場合は、［必要書類の設定］から何度でも編集できます。

作成された提出書類リストは学生画面にも表示されます。適切な設定を行い、学生とのやり取りを効率化してください。

💡 リニューアル前に設定した必要書類テンプレートについて

今回のリニューアルで、内容の近い書類が1つにまとめられました（例：「日本語認証試験結果」「日本語学習証明文書」→「日本語能力を証明する書類」）。ただし、リニューアル前に設定した必要書類テンプレートには以前の書類名がそのまま残っています。テンプレートを編集せずに招待時に選択した場合、これから作成する申請データにも以前の書類名が入ります。

新しい書類名に揃えたい場合は、設定＞必要書類テンプレートから、テンプレートの内容を見直してください。