証明書類の確認ステータスの管理方法

学生が提出した書類を確認したら、確認ステータスを適切に変更しましょう。これにより、学生やエージェントに状況を通知したり、修正を促すことができます。

1.提出書類の確認ステータスとは

1)概要

確認ステータスは、学生から回収した書類の状況を管理するための機能です。以下のようなステータスがあります:

  • 未提出

  • 未確認

  • 差し戻し

  • 一次確認済

  • 管理者確認済

💡 主なメリット

  • 該当書類の確認進捗状況を把握・管理できます。

  • ステータス変更時に関係者に通知を送り、状況を共有できます。

  • 差し戻し時に学生やエージェントに問題箇所を指摘し、修正を促すメッセージを送れます。

2)種類

ステータス 概要 通知
未提出 書類が未提出で、フォルダが空の状態 可能
未確認 書類は提出されたが、学校側での確認がされていない状態。 可能
差し戻し 提出された書類に不備があり、修正や差し替えを要求している状態。学生画面上で編集可能になる。 可能

一次確認済

提出された書類の1回目のチェックが終わった状態 可能
管理者確認済 提出された書類の最終チェックが終わった状態 可能

3)表示箇所

  • 申請情報詳細画面

    • 証明書類タブから、該当書類のステータスを確認できます。

      • 書類一覧の右側にある [書類チェック] ボタンを押すと、書類ファイルの確認が可能です。

      • 画面右下からステータスを変更できます。 

  • 申請情報一覧画面
    • 一覧画面右側に確認ステータスが表示されます。

    • 必要数:設定されたフォルダの数

    • 提出数:ステータスが「未確認」「一次確認済」「管理者確認済」の書類数

    • 確認済:ステータスが「管理者確認済」の書類数


2.ステータスの変更について

1)学校管理画面から変更する

  1. 申請管理>申請情報詳細画面>証明書類タブ を開きます。

  2. [書類チェック] ボタンを押し、書類ファイルを確認します。

3. 画面右下からステータスを変更します。


通知機能

  • ステータス変更時に、関係者(学生と書類担当者)に通知を送ることが可能です。

  • 通知方法は Email です。


通知の内容

  • 入力したメッセージがメールに表示されます。

  • 修正箇所の指示や情報の共有が可能です。

2)その他変更となる操作

学生画面から証明書類を提出すると、該当書類のステータスが自動で 「未確認」 に変更されます。


適切なステータス管理を行い、円滑な書類確認業務を進めてください。