学生が提出した書類を確認したら、確認ステータスを適切に変更しましょう。これにより、学生やエージェントに状況を通知したり、修正を促すことができます。
1.提出書類の確認ステータスとは
1)概要
確認ステータスは、学生から回収した書類の状況を管理するための機能です。以下のようなステータスがあります:
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未提出
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未確認
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差し戻し
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一次確認済
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管理者確認済
💡 主なメリット
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該当書類の確認進捗状況を把握・管理できます。
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ステータス変更時に関係者に通知を送り、状況を共有できます。
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差し戻し時に学生やエージェントに問題箇所を指摘し、修正を促すメッセージを送れます。
2)種類
ステータス | 概要 | 通知 |
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未提出 | 書類が未提出で、フォルダが空の状態 | 可能 |
未確認 | 書類は提出されたが、学校側での確認がされていない状態。 | 可能 |
差し戻し | 提出された書類に不備があり、修正や差し替えを要求している状態。学生画面上で編集可能になる。 | 可能 |
一次確認済 |
提出された書類の1回目のチェックが終わった状態 | 可能 |
管理者確認済 | 提出された書類の最終チェックが終わった状態 | 可能 |
3)表示箇所
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申請情報詳細画面
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証明書類タブから、該当書類のステータスを確認できます。
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書類一覧の右側にある [書類チェック] ボタンを押すと、書類ファイルの確認が可能です。
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画面右下からステータスを変更できます。
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- 申請情報一覧画面
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一覧画面右側に確認ステータスが表示されます。
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必要数:設定されたフォルダの数
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提出数:ステータスが「未確認」「一次確認済」「管理者確認済」の書類数
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確認済:ステータスが「管理者確認済」の書類数
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2.ステータスの変更について
1)学校管理画面から変更する
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申請管理>申請情報詳細画面>証明書類タブ を開きます。
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[書類チェック] ボタンを押し、書類ファイルを確認します。
通知機能
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ステータス変更時に、関係者(学生と書類担当者)に通知を送ることが可能です。
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通知方法は Email です。
通知の内容
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入力したメッセージがメールに表示されます。
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修正箇所の指示や情報の共有が可能です。
2)その他変更となる操作
学生画面から証明書類を提出すると、該当書類のステータスが自動で 「未確認」 に変更されます。
適切なステータス管理を行い、円滑な書類確認業務を進めてください。