交換留学候補者の情報回収・管理・選考を一画面で実現するノミネーション機能の概要と操作方法をご紹介します。SpeedVisa本体と連携することで、合格者の在留申請や学生情報管理もスムーズに行えます。
１. ノミネーション機能とは
ノミネーション機能は、以下の業務を一元管理・可視化するためのツールです。
- 協定校からの交換留学生の推薦受付
- 推薦された学生の情報収集・管理
- 学生の選考および結果管理
さらに、SpeedVisa本体と連携することで以下も管理できます：
- 合格者の在留申請管理
- 入学後の学生情報管理
２. 利用を開始するには
ノミネーション機能を利用するには、別途お申し込みが必要です。
お問い合わせは、株式会社クスノキ・ビジネスチーム（biz-team@kusunoki.ltd）までご連絡ください。
３. 使用方法
１）画面の確認
ノミネーション機能を有効化すると、以下が表示されます：
- 学校管理画面上部に「ノミネーション」タブ
- ダッシュボード＞設定に「協定校管理」メニュー
２）学部・コースの登録
- ダッシュボード＞設定＞[学部・コース設定]を開きます。
- 交換留学プログラムを登録してください。
設定方法の詳細は以下を参照してください：
補足:
「学部・コース詳細」設定内の「交換留学プログラムですか？」で「はい」を選択したコースが、ノミネーション受付対象となります。
３）プログラムの登録
- 上部メニューから[ノミネーション]タブをクリックします。
- ノミネーション画面で、右上の[新規登録]をクリックします。
3. 必要情報を入力してプログラムを登録します。
入力項目：
- プログラム／ノミネーションタイトル: プログラム名
- 説明文: 自由記入（プログラムの詳細やリンク等）
- ノミネーション受付期間: 設定期間内のみコーディネーター画面に表示されます。
- 希望可能なコース: 交換留学として登録済みの学部・コースを選択。
- アラート設定: 英語力などの条件を設定。不要な場合は「持っていない」を選択。
- 提出資料の設定: 提出書類の名前や必須／任意を設定可能。
４）協定校の登録
- ダッシュボード＞設定＞[協定校一覧]をクリックします。
- 協定校を登録します。
入力項目：
- 学校名: 協定校名
- 国: 候補から選択
- ノミネーション枠: 割当枠の設定
- ノミネーションの受付: 有効／無効を切り替え可能
５）コーディネーターの登録
- 各大学のコーディネーターを登録します。
- 「ログイン情報をコーディネーターへ通知する」にチェックを入れると、SpeedVisaから招待メールが送信されます。
６）ノミネーションの受付
- コーディネーターが情報を入力・提出します。操作方法は以下を参照してください：
【For Coordinator】How to use Nomination feature of SpeedVisa
- 学校画面から候補者情報を直接入力することも可能です。
操作手順：
「受付中のプログラム」＞[推薦数]をクリック＞[新規登録]から入力。
７）学生情報の受取
コーディネーターが候補者情報を提出すると、メール通知が届きます。
ノミネーション画面の「推薦数」をクリックして詳細情報を確認してください。
８）選考・結果の確定
- 候補者の一覧画面で、名前をクリックして詳細情報を確認します。
2. 必要に応じて「合格」または「不合格」を選択します。
💡 注意:
選考結果を確定すると、そのプログラムの受付が終了し、新たなノミネーションは受け付けられなくなります。
９）選考結果の通知（2024年6月13日現在）
- 現在、コーディネーターへの結果通知機能はありません。メール等でお知らせください。
- コーディネーター画面での結果確認機能は、今後のアップデートで対応予定です。
１０）在留資格申請へ
- 合格者に在留申請案内を送信します。
- ノミネーション画面で「合否」欄を確認し、該当学生を選択後、[CoE案内]をクリックします。
必要書類登録リストを選択し、メッセージを入力して案内を開始します。
案内送信後は、SpeedVisaの「学生管理」「申請管理」機能に引き継がれます。
