「学生から提出した情報に不備があるので修正したいと言われたけれど、対応方法がわからない」という問合せをいただきましたので、ここでお答えします。
1. 申請情報全体を提出済とした場合
申請情報全体の「提出」ボタンを押してしまった後に、それを取り消したい（再度編集できる状況にしたい）場合の対応法です。
学生画面
学生画面で全ての入力を終えると、チェックマークが全て緑色になり、Submitボタンを押せるようになります。
画面下のSubmitボタンを押すと下記のようになります。
- 学生画面：ロックがかかり、学生画面から編集ができなくなります。
- 学校画面：申請情報ステータスが「入管提出準備中」に変わり、ロックがかかります。
- 学生から提出があったことが学校の書類担当者に通知されます。
学生画面では、上記のような画面表示となります。
学生から「ロック解除の申請」ができます。
ロック解除の申請があった場合、学校職員宛に通知メールが届きます。
学校画面
学生に再度編集ができるようにするには、学校画面から該当学生の申請書類のロックを外す必要があります。
申請管理＞該当学生さんの申請詳細画面の左側にあるロック（鍵のマーク）をクリックして外します。
また、「申請状況」ステータスを「入管提出準備中」から「登録中」に変更してください。
理由は下記の2つです。
- 学生が再提出する時、申請状況ステータスが「登録中」になっていないと再度ロックがかからず、提出を知らせる通知メールも飛ばないため。
- 申請状況操作を変更する際に学生にメッセージを送れるので、編集が可能になったことを伝えることができるため。
2. 提出済みの書類フォルダを編集可能にしたい場合
証明書類を提出してしまったが、正しいファイルをアップロードし直したい/ファイルを追加したい場合の対応法です。
学生画面
学生画面では、書類ファイルをアップロードし、フォルダの「提出する」ボタンを押すと、ファイルの追加や変更ができなくなります。
学校画面からは書類ステータスが「未提出」から「未確認」に変更されます。
学生画面で再度書類の追加や変更をできるようにするには、学校画面で、該当するフォルダの書類ステータスを「差し戻し」に変更してください。
ステータス変更時に、下記のことができます。
- ロックを解除する：画面にロックがかかっている場合に表示されます。画面全体のロックを解除することで、書類の再アップロードも可能となります。チェックマークを入れると、ステータス変更と同時にロックを解除できます。
- 通知する：学生にメッセージを送れます。メッセージは通知メールに表示されます。宛先で「学生」を選択の上、メッセージを入力してください。
上記の選択・入力後「変更する」をクリックします。
