本記事では、オンライン一括申請用CSVファイル作成機能によって出力されるファイルの種類や内容、注意点についてご案内します。
0. エクスポートの方法
エクスポートの手順については、以下の記事でご案内しています。
1. エクスポート結果：
[データ管理]＞[エクスポート]画面で、エクスポート結果を確認できます。表示されるステータスは次の3種類です。
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生成中：処理中です。しばらく時間をおいてから再度アクセスしてください。
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エラー内容をダウンロード：ファイルの生成に失敗しました。エラー内容を確認し、必要な修正を行ってから再実行してください。
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ダウンロード：ファイルが正常に生成されました。リンクをクリックしてダウンロードできます。
💡 上記以外の表示があった場合は、ヘルプチャットよりお問い合わせください。
（例：「不明なエラーのためエクスポートに失敗しました」など）
１）エラーが発生した場合（「エラー内容をダウンロード」）
必要情報の未入力などによりCSVファイルの生成に失敗した場合、このステータスが表示されます。
ダウンロードしたファイルを確認し、エラー内容に従って修正を行ってください。
ファイルの構成：
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A列：学生氏名
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D列：エラー発生箇所（タブ名・セクション名・項目名などが順に表示されます）
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E列：エラー内容の詳細
２）エクスポート成功時（「ダウンロード」）
無事、CSVファイルのエクスポートに成功しています。この場合、下記4つのファイルをダウンロードできます。
正常にCSVファイルが出力された場合、以下の4種類のファイル／フォルダをダウンロードできます。-
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在留申請オンラインシステム用CSVファイル
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IdPhoto フォルダ（顔写真）
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Attachment フォルダ（添付書類）
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converted_item.csv（情報を自動変換した場合の対照表）
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各出力ファイルの内容について
(1) 在留申請オンラインシステム用CSVファイル
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ファイル名は「YYYYMMDD_...」の形式です。
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そのまま入管在留オンラインシステムにアップロード可能です。
⚠️ 注意：
一度Excelなどでファイルを開くと、自動補正機能により内容が書き換わる場合があります。アップロード用には、未開封のCSVファイルをご使用ください。
(2) IdPhotoフォルダ
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基本情報欄「証明書類アップロード」で提出された顔写真ファイル（JPEG形式）を含みます。
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ファイル名には学生氏名が含まれており、対応がしやすくなっています。
仕様：
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ファイル形式：JPEG
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ファイルサイズ：50KB以下
(3) Attachmentフォルダ
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学生ごとに1つのPDFファイルが出力されます。
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ファイルには以下の内容が含まれます：
📄 補足資料（1ページ目に自動挿入）
以下のような補足情報を自動で記載します：
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国籍・地域の補正：たとえば「中国（香港）」は入管システム側で未対応のため、「中国」に自動変換。変換されたことと本来の国籍は補足資料に記載。
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文字数制限対応：住所・氏名などが制限を超える場合、自動で超過分を削除。削除内容は補足資料に記載。
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外字の処理：アルファベット系の特殊文字は通常文字に変換、漢字は削除されます。本来の情報は補足資料に記載。
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経費支弁情報：年収の代わりに預貯金残高が入力されている場合、CSV上は年収欄が0となり、残高は補足資料に記載されます。
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📎 学生がアップロードした全書類ファイル書類ファイル
💡 ご注意：
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ファイル容量は自動で調整されません。10MB以下になるよう、必要に応じて調整をお願いします。
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入管に提出しない書類が含まれている場合は、PDF編集ソフト等で事前に削除してください。
(4) converted_item.csv
SpeedVisaに入力された情報と、CSVファイルに記載された内容の差異を一覧化したファイルです。自動補正された内容を確認できます。
記載例：
| 項目 | 補正内容 |
|---|---|
| 全角指定項目 | 自動的に全角に変換 |
| 文字数制限 | 上限を超えた文字は自動的にカット |
| 禁止文字 | アルファベット：通常文字に変換／漢字：削除 |