留学生管理の主な手続きとSpeedVisaの対応範囲 | 2. 在学中

留学生の在学中には、入学直後の届出に加え、基準日ごとの届出や毎月の報告、在留期限に応じた申請などが必要です。

この記事では、在学中に行う主な手続きについて、対応者・提出先・SpeedVisaの対応範囲を説明します。

在学中に必要な主な手続き

時期	手続き	主な対応者	提出・手続き先	SpeedVisaの対応範囲
入学直後	所属機関に関する届出	学生本人	管轄の地方入管	非対応
入学直後	中長期在留者の受入れに関する届出（受入れ開始）	受入校	管轄の地方入管	情報出力
5月1日・11月1日	中長期在留者の受入れに関する届出	受入校	管轄の地方入管	情報出力
5月1日・11月1日	外国人留学生数・全学生数の報告	受入校	文部科学省	情報出力
毎月	退学者・除籍者・所在不明者の定期報告	受入校	文部科学省	対応
随時	住居地変更の届出	学生本人	市区町村	情報回収
随時	在留期間更新許可申請	学生本人（受入校が取次可能）	管轄の地方入管	対応
随時	資格外活動許可申請	学生本人（受入校が取次可能）	管轄の地方入管	対応

入学直後に行う手続き

1. 所属機関に関する届出

■ 手続き概要

すでに日本に在留している学生が、進学や転校などによって所属機関を変更した場合は、学生本人が所属機関に関する届出を行います。

変更が生じた日から14日以内に、管轄の地方出入国在留管理官署へ届け出ます。郵送または出入国在留管理庁電子届出システムからの届出も可能です。

📌 所属機関に関する届出｜出入国在留管理庁

■ SpeedVisaの対応

2026年7月29日時点では、所属機関に関する届出書の作成や提出には対応していません。今後の対応を検討しています。提供時期がきまりましたら、お知らせします。

2. 中長期在留者の受入れに関する届出（受入れ開始）

■ 手続き概要

在留資格「留学」の学生を受け入れた場合は、受入校が中長期在留者の受入れに関する届出を行います。

受入れを開始した日から14日以内に、管轄の地方出入国在留管理官署へ届け出ます。

📌 中長期在留者の受入れに関する届出｜出入国在留管理庁

■ SpeedVisaの対応

SpeedVisaの学生管理画面から、届出書の作成に必要な学生情報をエクスポートできます。

郵送による提出の場合、エクスポートしたCSVファイルを編集し、貼り付けることで対応が可能です。

📌 【学生管理】学生情報の出力（CSVエクスポート） | SpeedVisa

電子届出システムへ提出するファイルの自動作成には、2026年秋頃対応予定です。

5月1日・11月1日を基準に行う手続き

1. 中長期在留者の受入れに関する届出

■ 手続き概要

留学生を受け入れている教育機関は、毎年5月1日と11月1日時点の受入れ状況を届け出ます。

各基準日から14日以内に、管轄の地方出入国在留管理官署へ届け出ます。

📌 中長期在留者の受入れに関する届出｜出入国在留管理庁

■ SpeedVisaの対応

受入れ開始時の届出と同様、必要な情報をエクスポート可能です。

電子届出システムへ提出するファイルの自動作成には、2026年秋頃対応予定です。

2. 外国人留学生数・全学生数の報告

■ 手続き概要

対象となる大学・高等専門学校は、外国人留学生数と全学生数を文部科学省へ報告します。

報告の基準日は、次のとおりです。

• 外国人留学生数：5月1日、11月1日
• 全学生数：5月1日

📌外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理の徹底等について（通知）｜文部科学省

提出方法や提出期限は、文部科学省からの案内を確認してください。

■ SpeedVisaの対応

SpeedVisaに登録されている留学生情報を、集計の基礎資料として利用できます。

文部科学省への報告書の作成や提出には対応していません。

📌 【学生管理】学生情報の出力（CSVエクスポート） | SpeedVisa

毎月行う報告

退学者・除籍者・所在不明者の定期報告

■ 手続き概要

対象となる大学等は、前月中に退学・除籍・所在不明となった留学生について、毎月10日までに文部科学省へ報告します。

📌 外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理の徹底等について｜文部科学省

■ SpeedVisaの対応

退学者・除籍者・所在不明者の定期報告には未対応です。 2026年秋頃の対応を目指しています。

所在不明者に関しては、 Smart Check-Inで学生が毎月チェックインをしている場合、学生管理画面で当月の未チェックイン者を管理し、データの抽出が可能です。

【学生管理】学生情報をCSVファイルでエクスポートする

下記の絞り込み条件を適用してください。

例：2026年7月中にチェックインを行わなかった学生（1ヶ月以上コンタクトが取れていない＝所在不明）

最終チェックイン＞期間を指定>開始日（例：20260601）〜終了日（例：20260630）

必要に応じて行う手続き

1. 住居地変更の届出

■ 手続き概要

学生が住居地を変更した場合は、新しい住居地へ移転した日から14日以内に、市区町村の窓口で届け出ます。

学生本人が在留カードを提示して手続きを行います。

■ SpeedVisaの対応

届出後の住居地情報を学生画面から入力してもらうことで回収・管理できます。

詳しくは、後述の「在留カード情報を回収・管理する」を確認してください。

2. 在留期間更新許可申請

■ 手続き概要

現在の在留期間を超えて、引き続き在留資格「留学」の活動を行う場合は、在留期間更新許可申請が必要です。

学生本人が申請するほか、申請取次の承認を受けた受入校の職員が取り次ぐこともできます。在留期限までに、管轄の地方出入国在留管理官署へ申請します。

📌 在留資格「留学」｜出入国在留管理庁

■ SpeedVisaの対応

SpeedVisaでは、学生から申請に必要な情報を収集し、在留期間更新許可申請を行えます。

紙の申請書作成と、在留申請オンラインシステムを利用した申請に対応しています。

📌 在留申請の流れ｜SpeedVisa

📌 在留申請オンラインシステムでの在留申請｜SpeedVisa

更新後の在留カード情報は、後述の「在留カード情報を回収・管理する」から回収できます。

3. 資格外活動許可申請

■ 手続き概要

アルバイトなど、在留資格「留学」で認められている活動以外の報酬を受ける活動を希望する場合は、活動を始める前に資格外活動許可を申請します。

学生本人が申請するほか、申請取次の承認を受けた受入校の職員が取り次ぐこともできます。

📌 資格外活動許可申請｜出入国在留管理庁

■ SpeedVisaの対応

在留期間更新許可申請とあわせて資格外活動許可を申請する場合は、SpeedVisaで申請に必要な情報を収集し、申請書を作成できます。

資格外活動許可の情報は、後述の「在留カード情報を回収・管理する」から回収できます。

💳️ 在留カード情報を回収・管理する

SpeedVisaでは、在学中に更新された在留カード情報を学生から回収し、管理できます。

住居地の変更、在留期間の更新、資格外活動許可の取得後に、次の情報をまとめて回収できます。

• 在留カード番号や在留期限などの基本情報
• 在留カードに記載された住居地
• 資格外活動許可の有無

📌 在留カード等管理機能のご紹介｜SpeedVisa