留学生管理の主な手続きとSpeedVisaの対応範囲｜4. 日常的な管理

申請・届出・報告を適切な時期に行うためには、学生の在留・在籍状況を日常的に確認し、最新の情報を管理しておく必要があります。

SpeedVisaでは、学生からの情報回収や所在確認、在留申請の進捗管理、学生への連絡などを一元的に行えます。

これらの機能を日常的に活用することで、必要な申請・届出・報告を円滑に行えるようになります。

日常的に行う主な留学生管理業務

1. 在留カード情報の変更を確認する

学生の在留カード情報に変更があった場合は、学生本人が学生画面から変更後の情報を報告できます。

受入校は、学生から報告された情報を確認し、SpeedVisa上の在留カード情報を最新の状態に更新できます。

住所、在留期限、資格外活動許可などに変更があった際は、学生に報告するよう案内してください。

📌 在留カード等管理機能のご紹介｜SpeedVisa

📌 学生画面から在留カード情報の変更を報告する｜SpeedVisa

2. 毎月の所在を確認する

留学生の所在確認には、チェックイン機能（オプション機能）またはアンケート機能を利用できます。

学生に窓口に来てもらい、定期的な確認を行う場合はチェックイン機能
窓口に来るのではなく、画面上で確認する場合はアンケート機能を利用するなど、
受入校の運用に合わせて使い分けてください。

📌 Smart Check-Inの流れ - 学生の操作手順

📌 アンケート機能のご紹介｜SpeedVisa

3. 適切な時期に在留申請を行う

在留期間更新許可申請などの在留申請は、学生の在留期限を確認し、適切な時期に開始する必要があります。

SpeedVisaの申請管理機能では、学生ごとに申請を作成し、必要な情報の回収や申請状況の管理を行えます。

📌 在留申請の流れ｜SpeedVisa

4. 在籍状況の変更を反映する

学生の在籍状況が変わった場合は、SpeedVisa上の在籍状況も変更します。

在籍状況を最新の状態に保つことで、届出や報告の対象となる学生を確認しやすくなります。

📌 学生の在籍状況を変更する｜SpeedVisa

5. 留学生へ必要な情報を届ける

学生への案内には、一斉通知またはメッセンジャー機能を利用できます。

複数の学生に共通の情報を案内する場合は一斉通知を利用します。学生ごとに確認や個別のやり取りが必要な場合は、メッセンジャー機能を利用してください。

📌 学生にお知らせを一斉送信する｜SpeedVisa

📌 メッセンジャーのご紹介｜SpeedVisa

6. 面談や指導の記録を残す

学生と面談した場合や、個別に指導・支援を行った場合は、SpeedVisaに指導記録を残します。

対応した日時や内容を記録しておくことで、これまでの対応経緯を確認し、学内で共有できます。

📌 学生の指導記録を登録する｜SpeedVisa

在留カード情報、所在、在籍状況などを日常的に確認し、SpeedVisa上の情報を最新の状態に保つことが重要です。

日頃から必要な情報を管理しておくことで、在留申請や受入れに関する届出、定期報告が必要になった際に、対象者や提出情報を確認しやすくなります。